PROBLEM

Firma, spółka z o.o., prowadzi działalność od kilku lat i chce wziąć na firmę samochód w leasing. Samochodu będzie używał, również prywatnie, prezes firmy. Czy może rozliczać przejazdy kilometrówką? Czy prezes powinien doliczyć przejazdy prywatne? Czy będą miały one wpływ na jego dochód i opodatkowanie? Czy firma powinna wystawić mu jakąś informację?

O odpowiedź poprosiliśmy Izbę Skarbową w Katowicach oraz Łukasza Bączyka, starszego konsultanta w Accreo Taxand.

Izba Skarbowa w Katowicach odpowiedziała „DGP”

Prywatne przejazdy prezesa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością samochodem wziętym przez firmę w leasing stanowią przychody prezesa z tytułu nieodpłatnych świadczeń od firmy. Wartość pieniężna tych nieodpłatnych świadczeń (przejazdów prywatnych) podlega doliczeniu do przychodów prezesa uzyskanych od firmy. Na spółce jako płatniku ciąży obowiązek wystawienia informacji PIT-11, w której zostanie uwzględniona wartość tych świadczeń.

Natomiast nie ma żadnych podstaw prawnych do zastosowania przy ustalaniu wartości przychodu, czyli otrzymanego świadczenia, tzw. kilometrówki.

Przepisy ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazują, jak obliczać wartość nieodpłatnych świadczeń w zależności od tego, co jest ich przedmiotem. W tym przypadku prawo spółki do korzystania z pojazdu nabyte zostało na podstawie umowy leasingu, w związku z tym przedmiotem świadczenia na rzecz prezesa są usługi zakupione u innego podmiotu. Zatem wartość pieniężną przychodu prezesa z tytułu przejazdów prywatnych samochodem firmy ustalić należy według cen zakupu usługi.

Ponadto gdy wydatki na nabycie paliwa do samochodu wykorzystywanego do celów prywatnych będzie ponosiła firma – spółka z o.o., to wydatki te również będą stanowiły przychód prezesa i ich wartość będzie podlegała doliczeniu do jego pozostałego przychodu.

EKSPERT RADZI

Łukasz Bączyk- starszy konsultant, Accreo Taxand

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze, a także innych nieodpłatnych świadczeń. Przytoczony przepis statuuje zasadę powszechności opodatkowania i znajduje zastosowanie również w odniesieniu do używania samochodu służbowego spółki przez jej prezesa w celach prywatnych.

To, że używanie samochodu służbowego do celów prywatnych przez prezesa spółki stanowi dla niego przysporzenie majątkowe, nie powinno budzić wątpliwości. Gdyby prezes nie miał możliwości korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych, musiałby używać swojego samochodu, ewentualnie wynająć samochód od firmy profesjonalnie zajmującej się wynajmem aut. Pytanie brzmi, w jaki sposób obliczyć przychód, który powstaje po stronie prezesa z tego tytułu.

W tym miejscu należałoby podkreślić, że polskie przepisy podatkowe nie przewidują konkretnej metody ustalania wartości przychodu dla pracowników/prezesów korzystających z samochodów służbowych dla celów prywatnych. Wprawdzie w roku 2007 Ministerstwo Finansów przedstawiło pomysł, aby każdemu pracownikowi, który jeździ samochodem służbowym w celach prywatnych, doliczano do miesięcznego przychodu 0,5 proc. wartości samochodu. Jednak wobec fali krytyki ze strony opinii publicznej, z którą spotkało się to rozwiązanie, ostatecznie z niego zrezygnowano.

W praktyce rynkowej funkcjonuje kilka sposobów ustalania przychodu z powyższego tytułu. Jednym z nich jest określanie wraz z pracownikiem limitu kilometrów na przejazdy prywatne, który po przemnożeniu przez obowiązującą stawkę kilometrówki dodawany jest do jego przychodu. Co w sytuacji, gdy limit zostanie przekroczony? W takim wypadku firma najczęściej umawia się z pracownikiem (co odzwierciedlają zazwyczaj korporacyjne procedury dotyczące używania samochodów służbowych), że ten przekaże pracodawcy oświadczenie, w którym wykaże, o ile kilometrów przekroczony został limit. Następnie kwota dodatkowych kilometrów po pomnożeniu jej przez kilometrówkę zostaje doliczona do przychodu pracownika. Ten scenariusz wydaje się być najmniej obciążający z perspektywy administracyjnej.

Kolejną metodą jest ewidencja rzeczywistej liczby kilometrów przejechanych samochodem służbowym w celach prywatnych. Pracownik jest zobowiązany do przekazania ewidencji swojemu pracodawcy z końcem każdego miesiąca. Na podstawie ewidencji oraz stawki kilometrówki ustalany jest dodatkowy przychód pracownika. Ta metoda wydaje się wierniej oddawać rzeczywistość niż metoda limitu kilometrów, może natomiast okazać się relatywnie uciążliwa pod względem administracyjnym.

W przypadku gdy samochody służbowe są leasingowane przez pracodawcę, firmy dość często podążają za scenariuszem, w którym pracownik określa, w jakim procencie samochód służbowy będzie wykorzystywany przez niego dla celów prywatnych. Na podstawie powyższej proporcji pracodawca dolicza odpowiednią część ponoszonej opłaty leasingowej do przychodu pracownika.

Ostatnio często spotykaną koncepcją jest określanie przychodu z tytułu użytkowania samochodu służbowego dla celów prywatnych na podstawie cen stosowanych przez firmy profesjonalnie zajmujące się wynajmem aut. To podejście może okazać się najmniej korzystne dla prezesa, natomiast opiera się na art. 11 ust. 2 ustawy o PIT. Zgodnie z nim wartość pieniężną świadczeń w naturze określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku. Przykładowo, dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w indywidualnej interpretacji z 3 listopada 2011roku (nr IPPB1/415-703/11-4/IF) zgodził się ze stanowiskiem spółki, która zamierzała kalkulować dodatkowy przychód pracowników w oparciu o cenę płaconą za wynajem samochodu służbowego przypadającą na 1 kilometr (samochody zostały wynajęte na 4 lata z limitem kilometrów 120 tys.) oraz ustalonego z pracownikami limitu kilometrów, do wysokości którego mogą oni korzystać z samochodów w celach prywatnych.

Należy również zastanowić się nad kwalifikacją przychodu z tytułu używania samochodu służbowego dla celów prywatnych. Kluczowy w tym aspekcie będzie tytuł, na podstawie którego prezes otrzymuje możliwość korzystania z samochodu służbowego. Jeżeli takim tytułem jest umowa o pracę, przychód taki należy zakwalifikować jako przychód z tytułu umowy o pracę. W takim wypadku wartość tego przychodu powinna zostać doliczona do pozostałego przychodu uzyskiwanego z tytułu umowy o pracę (tj. wynagrodzenia oraz ewentualnie pozostałych dodatkowych świadczeń) i odpowiednio rozliczona przez pracodawcę jako płatnika. Przychód taki powinien zostać wykazany w informacji PIT-11, którą pracodawca zobowiązany jest przekazać urzędowi skarbowemu oraz pracownikowi do końca lutego następnego roku podatkowego. Analogicznie pracodawca powinien postąpić w przypadku możliwości korzystania z samochodu służbowego dla celów prywatnych na podstawie innego tytułu (np. kontraktu menedżerskiego), z którego dochód rozliczany jest przez pracodawcę. Natomiast jeżeli jedynym tytułem, na podstawie którego prezes wykonuje swoje obowiązki służbowe w Polsce, jest zagraniczny kontrakt (załóżmy, że umowa o pracę zawarta ze spółką matką polskiej spółki) i ewentualnie „list oddelegowujący”, a samochód służbowy zapewnia polski podmiot, taki przychód (jako przychód z tytułu umowy o pracę uzyskany bez pośrednictwa płatnika) powinien zostać rozliczony bezpośrednio przez prezesa. Polska spółka nie powinna raczej wystawiać w tym zakresie informacji PIT-8C, gdyż przychód z tytułu używania samochodu służbowego dla celów prywatnych nie jest przychodem z innych źródeł (źródłem tego przychodu jest umowa o pracę).

Należy również mieć na uwadze konsekwencje w podatku dochodowym od osób prawnych związane z omawianym zagadnieniem. Wydatki dotyczące opłat i rat leasingowych stanowią koszt uzyskania przychodu spółki zapewniającej samochód służbowy, nawet jeżeli jest on używany również dla celów prywatnych pracownika. Z takim podejściem zgadzają się organy podatkowe w wydawanych interpretacjach przepisów prawa podatkowego (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 20 grudnia 2010 r., nr ILPB4/423-169/10-6/DS). Natomiast jako koszty podatkowe mogą zostać rozpoznane jedynie te wydatki eksploatacyjne, które związane są z użytkowaniem samochodu dla celów służbowych.

Podstawa prawna

Art. 11 ust. 1 i 2 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

 

Źródło: Pan Łukasz Zalewski