Pracownicy używający służbowych samochodów prywatnie powinni od takiego świadczenia płacić 
PIT. Gdy tego nie robią, wezwie ich skarbówka 

Urzędnicy skarbowi znaleźli sposób, jak szybko i skutecznie sprawdzić wykorzystanie 
firmowych aut przez pracowników. Chodzi o ustalenie, czy taki pojazd służy zatrudnionym do 
celów prywatnych.

Pracownik skarbówki przychodzi na kontrolę do firmy. Pyta szefa, czy pracownicy jeżdżą 
służbowymi samochodami. Gdy odpowiedź jest twierdząca, urzędnik pyta, czy ten sam pracownik 
może takiego auta używać prywatnie. Tu zazwyczaj pada odpowiedź, że nie.

Ale przecież urzędnik nie może, ot tak, po prostu uwierzyć przedsiębiorcy. Stosuje więc 
pewien fortel. Przychodzi do siedziby spółki tuż przed jej zamknięciem. Skrupulatnie liczy 
samochody na parkingu. Gdy któregoś brakuje, prosi o listę pracowników, którzy nie zdążyli 
dotrzeć do firmy.

Następnego dnia urzędnik od rana gości u przedsiębiorcy i wzywa na świadków pracowników, 
którzy pracowali do późnych godzin wieczornych i nie zdążyli odstawić służbowych aut. I tu 
zaczynają się schody.

– Pracownicy zaskoczeni wezwaniem ze skarbówki w ogniu pytań często przyznają, że 
wykorzystują auto służbowe prywatnie w dowolnym zakresie. Niektórzy posuwają się do 
szczegółowych opisów, że byli takim samochodem na urlopie, wożą dzieci do szkoły, a przy 
okazji załatwiają sprawy dla firmy – żali się w rozmowie z nami przedsiębiorca z Wrocławia, 
który taką wpadkę z zeznaniami dla fiskusa zaliczył.

Gdy urzędnik dostaje na tacy takie informacje, zaciera ręce. W decyzji może określić 
wysokość nieodpłatnych świadczeń na rzecz pracownika. Za zatajanie takich informacji i 
uszczuplanie w kasie państwa biznesmen dodatkowo może zapłacić grzywnę.

Powstanie przychodu 
Podatnicy wykorzystujący samochody służbowe do celów prywatnych powinni wykazywać z tego 
tytułu podlegający opodatkowaniu przychód ze stosunku pracy. Niestety przepisy nie 
precyzują, jak go ustalić. W związku z tym fiskus proponuje określanie przychodu z tego 
tytułu na podstawie cen stosowanych przez wypożyczalnie aut na danym terenie.

– Przychód powinien odpowiadać rzeczywistej wartości uzyskiwanego świadczenia. Z pewnością 
za nieuzasadnione należy uznać jego szacowanie na podstawie średnich cen stosowanych przez 
wypożyczalnie lub taksówkarzy – ocenia Michał Mrozik, ekspert podatkowy w KPMG.

Jarosław F. Mika, doradca podatkowy, partner w Taxonity, zwraca uwagę, że część firm dolicza 
pracownikom do wynagrodzenia przychód do opodatkowania za użytkowanie samochodów poza 
godzinami pracy. Natomiast część zezwala pracownikom na korzystanie z samochodów służbowych 
bez jakiegokolwiek obciążenia fiskalnego.

– Powiększone wynagrodzenie powinno być oparte na przyznanym pracownikowi limicie 
użytkowania samochodu w celu prywatnym (w kilometrach) – przypomina Jarosław F. Mika.

Innymi słowy pracownikowi powinna przysługiwać kwota ryczałtu na przejazdy prywatne, który 
powinien być doliczany do dochodów z pracy i opodatkowany. Doliczenie do przychodów powinno 
mieć miejsce raz w miesiącu.

– Jeżeli pracownik użytkuje samochód leasingowany przez pracodawcę, wówczas kwota ryczałtu 
może być uzależniona od miesięcznej opłaty leasingowej dotyczącej wykorzystywanego samochodu 
oraz od statystycznie i historycznie (za minione okresy) obliczonej liczby godzin w 
miesiącu, w którym pracownik może użytkować pojazd prywatnie – proponuje Jarosław F. Mika.

Trudne obliczenia 
Przyznanie się przez pracownika do prywatnego użytku samochodu oznacza, że potwierdzony 
został fakt posiadania w dyspozycji auta przez pracownika na cele prywatne w czasie wolnym 
od pracy.

– Konsekwencją jest obowiązek określenia przychodu z tzw. nieodpłatnych świadczeń dla tych 
pracowników w wysokości stawek rynkowych. Obowiązek taki spoczywa na pracodawcy – ostrzega 
Tomasz Piekielnik, doradca podatkowy, partner w kancelarii Piekielnik i Partnerzy.

Sam przejazd zaś rodzi kolejne skutki w postaci przychodu dla pracownika odpowiadającego np. 
wartości wykorzystanego paliwa. Ustalenie z kolei limitu kilometrów lub ryczałtu jest 
korzystnym rozwiązaniem, ale dla urzędu skarbowego.

– Określanie pracownikom przychodu według takich metod to ewidentne przyznanie się do użytku 
prywatnego (dyspozycji), są one jednak niemożliwe do stosowania w myśl obowiązujących 
przepisów – stwierdza Tomasz Piekielnik.

Jeśli ktoś uważa, że jest inaczej, nasz ekspert poleca lekturę art. 12 ust. 2a ustawy o PIT. 
Jeśli np. pracownikowi przyznamy ryczałt odpowiadający 500 kilometrom, i tak oznacza to, że 
posiada on w dyspozycji do wykorzystania prywatnego samochód przez cały miesiąc (codziennie 
po pracy i w weekendy) – i to tę wartość urząd może nakazać opodatkować.

– Pomocne może okazać się rozwiązanie polegające na wprowadzeniu odpowiedniego regulaminu 
korzystania z aut służbowych, dzięki czemu zidentyfikowany przejazd prywatny może być uznany 
za incydent (tylko jego wartość byłaby przychodem) – podpowiada Tomasz Piekielnik.

Warto też pomyśleć o wprowadzeniu umowy garażowania, która umożliwi legalne przejazdy 
pracowników autami służbowymi w pobliże miejsca zamieszkania – tj. do miejsca przechowania 
samochodu.

Sposób na kontrolę 
Pracodawcy nie deklarują przychodów do opodatkowania z tytułu wykorzystania samochodów 
służbowych do celów prywatnych przez pracowników.

– Praktyka ta nie uzasadnia wszczynania nieformalnych kontroli wykorzystywania samochodów 
służbowych w piątek po godz. 16.00 – zauważa Michał Mrozik.

Organy podatkowe powinny zawiadomić kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli. Wyjątkowa 
możliwość niezwłocznego podjęcia kontroli za okazaniem legitymacji służbowej, lecz bez 
uprzedniego zawiadomienia jest możliwa wyłącznie, gdy czynności kontrolne są niezbędne dla 
przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, lub zabezpieczenia 
dowodów jego popełnienia.

– Jeżeli pracownik organu podatkowego nie działa w tym celu, to jego działanie należy ocenić 
jako nielegalne – mówi Michał Mrozik.

Według Jarosława F. Miki kontrole dokonywane przez organy podatkowe zmierzają do 
usankcjonowania otrzymywanych przez pracowników nieodpłatnych świadczeń.

Potrzeba zmian 
Polska jest jednym z niewielu krajów UE, w których zasady opodatkowania wykorzystania 
samochodów służbowych do celów prywatnych nie są uregulowane, i to mimo że w 2009 r. trwały 
prace nad wprowadzeniem zasad pozwalających na precyzyjne ustalenie przychodu pracowników 
wykorzystujących samochody służbowe do celów prywatnych.

Według Michała Mrozika, abstrahując od merytorycznej racjonalności ówczesnej propozycji 
Ministerstwa Finansów (przychód pracownika miał być równy 0,5 proc. wartości samochodu 
miesięcznie), zaprzestanie prac w omawianej kwestii należy ocenić negatywnie.

Pracownik, jeżdżąc prywatnie służbowym autem, uzyskuje przychód 

Rozliczenie PIT

 

Opracowała: Ewa Matyszewska