Przedsiębiorca, który zmienia siedzibę i przenosi firmę do innej miejscowości, musi złożyć w 
nowym urzędzie skarbowym aktualizację formularza VAT-R. Za niedopełnienie tego obowiązku 
zostanie ukarany 

Urzędy skarbowe różnie interpretują obowiązek aktualizacji danych przez podatników VAT. 
Chodzi o przypadek zmiany właściwości miejscowej przedsiębiorcy, który jednocześnie jest 
podatnikiem VAT. Jedne urzędy wzywają lub informują podatnika o konieczności złożenia VAT-R 
i nakładają kary za brak aktualizacji. Inne urzędy czekają, aż podatnik sam się zorientuje o 
konieczności złożenia VAT-R.

– To jest jakaś paranoja. W Krajowej Informacji Podatkowej jednego dnia usłyszałem, że jeśli 
zmieniam miejsce prowadzenia firmy, to muszę złożyć VAT-R. Innym razem już o takim obowiązku 
urzędnik infolinii mnie nie zawiadamiał – opisuje pan Leszek z Inowrocławia w rozmowie z 
DGP.

Rejestracja dla celów VAT 
Zgłoszenie rejestracyjne jest jednym z podstawowych obowiązków podatnika VAT. W przypadku 
gdy dochodzi do zmiany właściwości miejscowej urzędu skarbowego konieczna jest aktualizacja 
danych umieszczonych w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R.

– Obowiązek aktualizacji spoczywa na podatniku i powinien nastąpić w ciągu 7 dni od dnia, w 
którym nastąpiła zmiana, bez uprzedniego wezwania ze strony urzędu skarbowego – podkreśla 
Andrzej Pośniak, ekspert podatkowy z CMS Cameron McKenna.

Według Andrzeja Nikończyka, doradcy podatkowego, partnera w KNDP, ustawowy termin na 
poprawienie danych jest dość krótki i czasem nie da się go dotrzymać, np. gdy wpis do 
Krajowego Rejestru Sądowego ma charakter konstytutywny, zaś sąd wysyła nam postanowienie o 
jego dokonaniu pocztą.

– Jak wiadomo, ta działa różnie i może się opóźnić z dostarczeniem przesyłki – zauważa 
Andrzej Nikończyk.

Dublowanie zgłoszeń 
Od kilku miesięcy z obowiązku aktualizacji danych są zwolnieni niektórzy podatnicy. Marek 
Wojda, doradca podatkowy w Baker & McKenzie, wyjaśnia, że uproszczenia dotyczą podatników, w 
przypadku których zmianie uległy dane objęte jednocześnie zgłoszeniem NIP-1 albo NIP-2. 
Zmiana ta jest sensowna, nie ma potrzeby dublowania tych samych informacji na dwóch 
odrębnych formularzach przeznaczonych dla tego samego organu.

– Jednak trzeba pamiętać, że to uproszczenie nie dotyczy sytuacji, gdy zgłaszane zmiany 
powodują jednocześnie zmianę właściwości organu podatkowego (np. w związku ze zmianą 
siedziby właściwy miejscowo staje się inny urząd skarbowy) – zastrzega Marek Wojda.

Ekspert dodaje, że wówczas konieczne jest złożenie dodatkowo aktualizacji VAT-R, co do 
zasady, bezpośrednio do nowego urzędu skarbowego w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany 
(chociaż w praktyce czasem podatnicy objęci Krajowym Rejestrem Sądowym załączają 
aktualizację VAT-R do dokumentów składanych do sądu rejestrowego).

– Jeśli podatnik prawidłowo zgłosił zmianę właściwości na innym formularzu, lecz zapomniał o 
złożeniu dodatkowo aktualizacji VAT-R, wskazana wydaje się powściągliwość w sięganiu przez 
organ, podatkowy po kary (i wzywanie podatnika do uzupełnienia braków) – ocenia Marek Wojda.

Odpowiedzialność karna 
Podatnicy, którzy nie dokonają odpowiedniego zgłoszenia, narażają się na odpowiedzialność 
karną skarbową. Andrzej Pośniak przypomina, że brak aktualizacji jest wykroczeniem skarbowym 
zagrożonym grzywną od 150 do 30 000 zł. Jednak najczęściej organ podatkowy wymierza karę w 
formie mandatu, którego maksymalna wysokość wynosi 3000 zł.

Jednak odpowiedzialność za czyn zabroniony (wykroczenie skarbowe) ponosi się na zasadzie 
winy, a więc w tym przypadku czyn musi być umyślny. W naszym przykładzie wina leżałaby po 
stronie poczty, o ile podatnik niezwłocznie złożyłby aktualizację zgłoszenia.

– W innych przypadkach przekroczenia terminu należy złożyć aktualizację danych wraz ze 
specjalnym pismem – czynnym żalem, by uwolnić się od odpowiedzialności – proponuje Andrzej 
Nikończyk.

Podatnik może bowiem uwolnić się od odpowiedzialności za brak aktualizacji danych przez 
skorzystanie z czynnego żalu. W tym celu wraz z zaległym zgłoszeniem należy zawiadomić urząd 
skarbowy o zaniedbaniach podatkowych (np. braku aktualizacji) oraz m.in. ujawnić istotne 
okoliczności popełnionego wykroczenia. Czynny żal jest skuteczny jedynie, gdy organ nie 
dysponował wyraźnie udokumentowaną wiadomością o wykroczeniu. Jednak w przypadku gdy to 
organ wzywa podatnika do dokonania aktualizacji, złożenie skutecznego czynnego żalu nie 
będzie możliwe. Fiskus w takim przypadku już wie o błędzie podatnika. Trudno byłoby ponownie 
o tym zawiadamiać urzędników.

Aktualizacja danych na innym druku niż VAT-R nie powinna być karana 

Aktualizacja danych 

Przedsiębiorca odpowie za popełnienie wykroczenia skarbowego  
Wiesława Dróżdż, Ministerstwo Finansów 
Podatnik, który wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi nie aktualizuje swoich danych 
identyfikacyjnych, popełnia wykroczenie skarbowe, za które może zostać ukarany mandatem 
karnym w wysokości od 150 do 3000 zł. Obowiązek rejestracji dla potrzeb VAT za pomocą 
formularza VAT-R dla przedsiębiorców będących osobami fizycznymi jest niezależny od 
rejestracji działalności gospodarczej za pomocą formularza CEiDG.

Podstawą prawną są następujące przepisy: w przypadku osób, które przenoszą się do innego 
urzędu skarbowego w związku ze zmianą miejsca zamieszkania lub siedziby i zaniedbają 
obowiązek aktualizacji danych w urzędzie skarbowym – art. 81 pkt 1 kodeksu karnego 
skarbowego.

W przypadku osób, które zaniedbają obowiązek aktualizacji danych identyfikacyjnych w ramach 
tego samego urzędu skarbowego – art. 56 par. 4 kodeksu karnego skarbowego. Obowiązek 
rejestracji do VAT i zasady składania formularza rejestracyjnego VAT-R określają art. 96 i 
97 ustawy o podatku od towarów i usług.

 

Opracowała: Ewa Matyszewska