W związku ze wzmożoną dociekliwością i nadgorliwością urzędników (PIP, US, ZUS) chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na

problem podróży służbowej.

Prosimy firmy, które wystawiają delegacje o wnikliwe zapoznanie się z poniższym tekstem.

Zgodnie z kodeksem pracy

Podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba

pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy – w celu wykonania zadania służbowego (odrębna definicja obowiązuje w odniesieniu

do kierowców).

W takim przypadku pracownik ma prawo do diet i zwrotu kosztów z tytułu podróży służbowej (przejazdów, noclegów, itp.),

które nie stanowią podstawy do podatku i ZUS.

Dlatego też aby konkretny wyjazd pracownika mógł być uznany za podróż służbową, muszą być spełnione wszystkie poniższe

warunki:
świadczenie pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, które

powinno zostać określone w umowie o pracę,

wyjazd odbywa się na polecenie pracodawcy, (wydanie polecenia służbowego)

celem wyjazdu jest realizacja zadań określonych przez pracodawcę.

Zwracamy szczególną uwagę na pierwszy akapit, gdyż ustalenie miejsca pracy w umowie ma kluczowe znaczenie do określenia czy

wyjazd pracownika jest podróżą służbową i wszystkie należności z nią związane są zwolnione z podatku i ZUS. Czy nie

kwalifikuje się jako podróż Służbowa i wydatki poniesione na ten wyjazd stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy i

podlegają składką ZUS, opodatkowaniu

Chcemy także zaznaczyć że podróż służbowa jest zjawiskiem krótkotrwałym, incydentalnym i tymczasowym.

Poniżej podajemy przykłady:

Przykłady

Przykład 1. Pracownik pracuje w sklepie. Jako miejsce pracy ma wpisany dokładny adres tego sklepu. Pracownik jest wysyłany

przez pracodawcę trzy razy w tygodniu do dostawcy po towar. Bez względu na to, czy jedzie do dostawcy w tej samej dzielnicy

czy też kilkadziesiąt kilometrów dalej, każdy taki wyjazd powinien być potraktowany jako podróż służbowa (polecenie podróży

służbowej). Jeśli wyjazd trwa krócej niż 8 godzin, to pracownikowi nie będzie przysługiwała dieta.

Przykład 2. Pracownik ma wskazane w umowie jako miejsce pracy województwo małopolskie. Pracodawca ma siedzibę w Warszawie.

Pracownik ten będzie w podróży służbowej, gdy zostanie wysłany przez pracodawcę poza województwo małopolskie. Również

wyjazd na polecenie pracodawcy do Warszawy, czyli miejscowości w której znajduje się siedziba pracodawcy, będzie w

przypadku tego pracownika podróżą służbową. Pracownikowi będą przysługiwały diety oraz pozostałe należności z tytułu

podróży służbowych przy każdym wyjeździe na polecenie pracodawcy, poza woj. małopolskie.

Przykład 3. Pracownik mieszka w Gdańsku. Pracodawca ma siedzibę w Szczecinie, a miejsca prowadzenia działalności: w

kilkunastu miejscowościach na północy kraju. W umowie o pracę wpisano „wszystkie miejsca prowadzenia działalności

pracodawcy” jako miejsce pracy pracownika. Pracownik, podróżując do dalszych sklepów (miejsc prowadzenia działalności),

zatrzymuje się na nocleg. W tym przypadku jednak nie przysługuje mu nieopodatkowany zwrot kwot wydatkowanych na nocleg, ani

ryczałt, ponieważ pracownik ten, podróżując na obszarze wskazanym w umowie jako miejsce pracy, nie jest w podróży

służbowej.

Problematyczne są natomiast zapisy w umowach jako miejsce wykonywania pracy : „cały Kraj”, „Według zleceń”.

Zapis takie budzą kontrowersje u Inspektorów PIP jak również sądów. Uważają oni w niektórych przypadkach taki zapis jako

próbę obejścia przepisów w sprawie rozliczania delegacji, gdyż w tej sytuacji każdy wyjazd pracownika nie jest podróżą

służbową a pracownikowi nie przysługują diety oraz pozostałe należności z tytułu podróży służbowych.

Przykład 4. Pracownik ma wskazane w umowie jako miejsce pracy „siedziba + cały kraj”. Pracodawca wysłał pracownika po towar

do innego województwa niż znajduje się główny zakład pracy. Po powrocie pracownik zwrócił się z prośbą o zwrot poniesionych

wydatków przedstawiając rachunki. Ze względu na fakt, że w umowie jest zapis „cały kraj” wyjazd ten nie jest traktowany

jako podróż służbową a wydatki stanowią przychody pracownika ze stosunku pracy i podlegają podatkowi i ZUS.

W razie ptań prosimy o kotnakt.